Case: Siivousyrityksen langaton tuntiraportointi

Siivousmylly Kurosessa päätettiin unohtaa pöydillä pyörivät tunti- ja vuorolistat. Kohteensa valmiiksi saanut siivooja kuittaa työn kännykällä gprs-yhteyden kautta, ja tieto siirtyy saman tien laskutukseen ja palkanmaksuun.

Aloimme kehitellä ajatusta Seasam House Oy:n kanssa toista vuotta sitten. Kilpailutimme suurimmat operaattorit, valitsimme Elisan, ja nyt olemme siirtymässä vuoden vaihteessa aloitetusta rinnakkaisesta koekäytöstä kokonaan uuteen järjestelmään, kertoo Siivousmylly Kuronen Oy:n toimitusjohtaja Kari Kuronen. Uudistuksen myötä yrityksen lankayhteydet siirtyivät TikkaComille. Lisäksi työntekijöille hankittiin ensi alkuun 30 Elisan kännykkäliittymää ja järjestelmään sopivat puhelinkoneet. Käyttöön otettiin yrityksen sisäinen yhtenäinen numeromaailma, joka laski myös näiden puhelujen kustannuksia.

Innostuneimpia Siivousmyllyssä ollaan kuitenkin uudesta mobiilisovelluksesta, Seasam Works -ohjelmasta, joka siirtää paperilaput ja paperiset tuntilistat historiaan. Siivousalalla näin laaja sovellus on harvinainen, kiinteistönhuoltopuolella samansuuntaisia järjestelmiä on jo käytössä. Seasam Works on uunituore ohjelma, jonka pilotti kehitettiin Siivousmyllylle. Se sopii yleispäteväksi ratkaisuksi koko palvelutoimialalle, toteaa Seasam House Oy:n toimitusjohtaja Reijo Heiskanen. Heiskasen mukaan kehittämistyön suurin haaste oli tiedon riittävän nopean kulkemisen varmistaminen: jo sekuntienkin viiveet haittaavat käyttäjää.

Työnjohtajat syöttävät työn tietokoneeseen. Tieto siirtyy gprs-yhteyden kautta työntekijän puhelimeen, josta hän etsii sen ja kuittaa, kun on saanut kohteen valmiiksi. Ohjelma tekee kuittauksesta siirtotiedoston ja lähettää sen palkanmaksuun, ja näin työtunnit kirjautuvat muistiin myös sinne. Se oli ensimmäinen tavoitteemme. Kevään mittaan siirrämme myös laskutuksen osaksi järjestelmää, kertoo projektista Siivousmyllyssä vastaava Tiia Kuronen.

Uusi järjestelmä tuo tehoa myös ajankäyttöön. Viikon työt ajetaan kerralla sisään ja ”kellotetaan”, ja ruudulta näkyvät reaaliaikaisten työtuntien lisäksi siivoojien vapaatunnit.

Jos tulee esimerkiksi kysely, voimmeko ottaa vastaan tilaustyön keskiviikkona kello 12-14, voimme tarkistaa asian vaivattomasti ja merkitä työn vapaana olevalle siivoojalle, Kari Kuronen kuvailee.

Varsinkin työnjohdolle uudistus tuo muutoksia, mutta ne on otettu hyvin vastaan. Olemme touhunneet jo niin paljon tämän asian kanssa, että olemme alkaneet tosissamme uskoa siihen.

Siivousmylly Kuronen Oy

• Joensuun seudulla toimiva siivousalan asiantuntijayritys
• perustettu vuonna 1988
• työllistää yli 50 työntekijää
• www.siivousmylly.com

Ratkaisut: Siivousmylly Kuronen Oy:n lankaliikenteen on jo useita vuosia hoitanut TikkaCom. Tarvekartoituksen ja kilpailutuksen jälkeen Siivousmylly valitsi Elisan räätälöidyn mobiilin ja Centrex-vaihteen sisältävän kokonaisratkaisun.

Teksti: Anne Lahtinen